Neues Redaktionssystem Rubix bei dpa
Redaktion

Redaktionssystem als gläserne Fabrik: Wie Transparenz die Redaktion besser zusammenarbeiten lässt

Das neue Redaktionssystem Rubix fühlt sich an wie der Blick durch ein Fenster auf die gesamte dpa-Produktion. Am Ende profitieren vor allem dpa-Kunden von der neuen Software.

Bei dpa kann die Redaktion jetzt noch enger zusammenarbeiten, um News schneller und multimedialer als je zuvor in die Newsrooms ihrer Kunden zu bringen. Im neuen Redaktionssystem Rubix haben alle jederzeit im Blick, welche Eilmeldung gerade entsteht und können gemeinsam an schnellen, multimedialen Storys arbeiten. Der Name leitet sich von der Beweglichkeit des Rubik‘s Cube (Zauberwürfel) ab.

Die dpa-Kindernachrichten und das Sport-Team arbeiten bereits seit über einem Jahr mit Rubix, seit dem 31. Januar läuft jetzt auch in den anderen Basisressorts, Landesdiensten und Ratgeberredaktion die gesamte Produktion über die neue Software. Das System ist eine Entwicklung der dpa IT. Zwei agile Entwicklungsteams haben in gut drei Jahren eine Software gebaut, die neue Wege für Nachrichtenagenturen geht. Neben einem intuitiven Design und schlanken Workflows ohne Schnickschnack war die maximale Transparenz des gesamten Arbeitsprozesses eine der wichtigsten Leitplanken bei der Entwicklung.

Transparenz im Fokus

Die dpa ist ein weltumspannendes Netzwerk. Über fast alle Zeitzonen hinweg arbeiten Menschen an Nachrichten für die dpa. Den Überblick zu behalten, welches Thema bereits wo in Arbeit ist, kann eine große Herausforderung sein. Das ist dem Rubix-Team im User Research immer wieder begegnet.

Mit Rubix kann jeder bei dpa jetzt jederzeit live mitverfolgen, welche neuen Themen gerade entstehen, wer daran arbeitet und wie der exakte Recherchestand ist – wie in einer gläsernen Fabrik. In Rubix führt der Weg jeder Meldung von der Bearbeitung links, über die Prüfung bis hin zur Veröffentlichung ganz rechts, ganz ähnlich wie auf einem Kanban-Board.

Damit wichtige Storys noch schneller zu unseren Kunden gelangen, können multimediale Teams gleichzeitig an Themen arbeiten. Während eine Reporterin noch schreibt, kann ein Redakteur bereits beginnen, die Story zu prüfen und eine weitere Journalistin fügt passende Bilder zu den Storys hinzu.

Bilder und Texte gleichzeitig

Für unsere Kunden hat das schon jetzt einen großen Vorteil: Bilder gehen jetzt in vielen Fällen zeitgleich mit dem Text in die dpa-Dienste. Außerdem enthält jede Story automatisiert einen Hinweis auf passende Bilder im dpa-Bildfunk – und umgekehrt jedes Bild einen Hinweis auf die dazugehörige Story.

In den Newsrooms der Kunden wird es so bereits jetzt einfacher, Bilder und passende Texte zu finden. Mittelfristig ist es das Ziel, Basis- und Landesdienste auch multimedial auszuliefern. Rubix schafft dafür die technischen Voraussetzungen.

Auch die Kunden des dpa-Infokanals profitieren von der neuen Transparenz, weil so noch schneller sichtbar wird, welche Top-News gerade entstehen. Das Infokanal-Team kann diese Informationen jetzt noch früher mit Kunden teilen.

500 User in 25 Tagen: Lernreise statt Druckbetankung

Eine Redaktionssoftware ist das zentrale Nervensystem einer Nachrichtenagentur. Veränderungen daran können ein großer Hebel für bessere Produkte und Prozesse sein, aber die Produktion muss unvermindert weiter funktionieren. Um beides sicherzustellen und zu gewährleisten, dass die bisherigen Nutzerinnen und Nutzer des Redaktionssystems sicher, zuversichtlich und aktiv auf Rubix umsteigen können, hat die dpa auf ein Onboarding in mehreren Modulen gesetzt.

In einer Demo und einem Foto-Training bekamen User die für sie wichtigsten und neuen Arbeitsprozesse in Rubix erklärt. Währenddessen und im Anschluss konnten sie sofort auf dem Rubix-Trainingsgelände, einer Übungsversion des neuen Redaktionssystems, alles ausprobieren.

In diesen ersten Teilen des Onboardings fand in der Regel eine erste Auseinandersetzung mit Rubix statt – den richtigen Realitätscheck gab es dann im Rubix-Lab, einer dreistündigen, wirklichkeitsnahen Simulation des Arbeitsalltags in Gruppen mit bis zu 20 Teilnehmenden. Diese Labs wurden in erster Linie von den Rubix-Botschafterinnen und Botschaftern moderiert, die aus den dpa-Teams selbst kommen und auch während der Vorbereitung und nach dem Rollout die ersten Ansprechpersonen in ihren Büros sind.

Schnelle Hilfe entscheidend

Von Beginn an konnten User nahezu alle Antworten auf typische Fragen über das Rubix-Hilfecenter recherchieren. In einem Slack-Channel haben sie vor und vor allem nach dem Rollout schnelle Hilfe erhalten. Das war einer der entscheidendsten Faktoren für einen gelungenen Rollout.

Mit dem mehrstufigen Onboarding wurde zum einen sichergestellt, dass alle in ihrem Tempo und auf den Wegen lernen konnte, die ihnen am ehesten liegen (z.B. Gebrauchsanweisung lesen vs. einfach ausprobieren). Außerdem ließ sich das Konzept deutlich besser mit den engen Schichtplänen vereinbaren als z.B. ein ganztägiges Training. Verteilt auf mehrere Tage entstehen zudem mehr Fragen und die Lerninhalte setzen sich nachhaltiger fest, auch wenn die Umstellung eines Redaktionssystems immer viel Energie und Aufwand von jedem einzelnen fordert, vor allem in der Anfangszeit, wenn neue Arbeitsweisen noch nicht selbstverständlich und frühere Routinen noch nicht verlernt sind.

Das folgende Video zeigt, wie die Redakteurinnen und Redakteure der dpa eine neue Meldung in Rubix anlegen und bearbeiten:

Die Entwicklung des Redaktionssystems endet aber natürlich nicht mit dem Rollout. Bereits am ersten Tag des Rollouts hat das Entwicklungsteam begonnen, erste Verbesserungen aus den Erfahrungen des laufenden Betriebs umzusetzen. Zudem ist Rubix bereit für die Anbindung von generativer KI. Bei einem dpa-internen Hackathon im vergangenen Jahr hat das Rubix-Team bereits eine Chat-GPT-Modell trainiert, um automatisiert Überschriften und Teaser zu erstellen. Diese Funktionen sind bereits in einer Entwicklungsversion des Redaktionssystems verfügbar. Auch die automatische Verknüpfung von einzelnen Inhalten zu definierten Themen hat das Team bereits ausprobiert. Nach dem Start von Rubix in der Redaktion wird das Entwicklungsteam KI-Features schrittweise zur Verfügung stellen.

Kontakte (LinkedIn):
Daniel Rademacher (Rubix-Projektleitung seit 10/23)
Christian Franke (Bereichsleiter Produktionssysteme),
Felix Frieler (Head of Newsroom Innovation und Rubix-Projektleitung bis 02/24)
Inga von Göler (Onboarding- und Trainingskonzept)

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